Geolocalización de vehículos de empresa: las preguntas que uno debe hacerse

La geolocalización de vehículos de empresa se ha democratizado ampliamente y ya no es algo exclusivo de las grandes empresas de transporte terrestre o de taxis. Más asequibles, más inteligentes, las tecnologías de geolocalización de vehículos de empresa se han adaptado a numerosas problemáticas específicas por actividad. Las ventajas en términos de seguridad, de control, de satisfacción de los clientes y de manera más general para la optimización de la gestión de flotas de vehículos de empresa hacen que estos equipos sean particularmente tentadores.

Pero, ¿hay que dar el paso? ¿Qué es lo que hay que saber antes de equiparse con sistemas de geolocalización de empresa? Más precisamente, ¿cuáles son las ventajas concretas de estos dispositivos? ¿Cuál es el marco legal que rige su utilización? ¿Cuáles son las preguntas correctas que hay que hacer para obtener presupuestos de sistemas de geolocalización realmente útiles y cómo descifrar los detalles de estos presupuestos?

La geolocalización de los vehículos de empresa: un potencial extraordinario, estrictamente enmarcado por la reglamentación

La geolocalización de los vehículos de empresa en tiempo real ofrece muchísimas ventajas, en particular para la optimización de la gestión de flota. El potencial de este tipo de herramienta debe ser utilizado conforme a un marco legal estricto.

La geolocalización de los vehículos de empresa en tiempo real como herramienta de optimización de gestión de flotas

La geolocalización en tiempo real –o casi real– brinda muchísimas ventajas para la gestión de flotas de empresa.

En efecto, permite:

• Localizar en cualquier momento el vehículo más cercano de la bodega y/ o del lugar de despacho, de manera a organizar los transportes de forma eficiente,
• En el caso de sociedades de taxis, localizar el vehículo más cercano del cliente del que hay que hacerse cargo a fin de reducir su espera,
• Verificar la disponibilidad de los conductores y su tiempo de trabajo,
• Si el vehículo está provisto de módulos que conecten el rastreador GPS a las partes mecánicas críticas del auto o del camión, disponer en tiempo real de mediciones que garanticen la seguridad de este vehículo, como la presión de los neumáticos, la temperatura del aceite o del motor, la brutalidad de las aceleraciones o de las frenadas,
• Más particularmente, si un módulo está conectado al estanque de gasolina, evaluar el consumo,
• Ayudándose de los datos suministrados por los rastreadores y estos módulos, implementar alertas destinadas al conductor o bien al supervisor, o a ambos, que se activan en caso de que ciertos valores predeterminados sean sobrepasados, pudiendo incluso apagar el motor remotamente,
• Apoyándose en estos mismos datos, capacitar a los conductores en la eco-conducción,
• Ahorrar tiempo en los trayectos y dinero en el consumo de combustible,
• Mejorar la productividad de los conductores.

Normas legales muy estrictas para enmarcar la geolocalización en las empresas

Estas posibilidades están estrictamente enmarcadas por la legislación.

Varios usos están prohibidos, como que buscan:

• verificar que se respeten los límites de velocidad,
• establecer un control permanente sobre las actividades de un colaborador,
• monitorear los desplazamientos de los delegados del personal, cuando se trata de desplazamientos ligados al ejercicio de su mandato,
• localizar a los colaboradores o trabajadores fuera de sus horarios de trabajo,
• verificar el tiempo de trabajo de un colaborador, en el caso en que otro dispositivo hubiese sido instalado.

Por otra parte, los empleados que organizan libremente su tiempo de trabajo, como los representantes comerciales, no pueden ser sometidos a un dispositivo de geolocalización.

El almacenamiento y el acceso a los datos registrados por los sistemas también tienen un marco legal.
En efecto, para la CNIL, la geolocalización constituye un dispositivo de recolección de datos personales.
La empresa que utiliza estos sistemas debe por lo tanto garantizar:

• Que el acceso a los datos está restringido al personal autorizado del empleador o del contratista (sin el nombre del chofer para estos últimos),
• Que el acceso a las grabaciones sea posible para cada chofer interesado, a través de un acceso seguro,
• Que un registro de todos los accesos a los datos sea llevado por el empleador,
• Que el empleado interesado ha sido informado de la identidad del responsable de procesamiento, del objetivo de la recolección de datos, de su derecho a oponerse a la instalación del dispositivo, de sus derechos de acceso y de reclamo,
• Que los datos no sean conservados más de dos meses, un año o cinco años en función del objetivo.

Sin embargo, ya no es necesario declarar a la CNIL estos sistemas y archivos, pero hay que inscribirlos en el registro de actividades de tratamiento de la empresa.

Cómo optimizar sus solicitudes de presupuesto de sistemas de geolocalización de vehículos

Como los diferentes proveedores de sistemas de geolocalización de vehículos de empresa proponen ofertas muy diferentes, con un perímetro funcional variable, y utilizan además bases de tarifas muy variables, es necesario saber qué preguntas se deben hacer para solicitar los presupuestos.

Pero también se debe comprender las estructuras de costos posibles relacionadas con estas propuestas para entender los presupuestos recibidos.

Hacer las preguntas correctas para obtener presupuestos útiles

Dada la gran variedad de ofertas que hay en el mercado, para un responsable que desee equipar su flota con sistemas de geolocalización de vehículos de empresa es muy interesante pedir tantos presupuestos como sea posible a los proveedores especializados con el fin de estar seguro de encontrar el dispositivo que corresponda mejor a sus necesidades.

Varias preguntas permiten detallar estas necesidades, en particular respecto a:

• El tamaño de la flota,
• El tipo de vehículos de esta flota,
• La distancia media y la naturaleza de los desplazamientos,
• En particular si puede haber desplazamientos más allá de las fronteras nacionales,
• La naturaleza de la actividad,
• La regularidad de los informes de posicionamiento requerida en tiempo casi real o a intervalos regulares,
• La autonomía de los rastreadores necesaria,
• Los tipos de ventajas esperados en primer lugar de los sistemas de geolocalización, entre mejoría de la seguridad, del control, de la gestión de flota, de los ahorros de combustible…,
• Del presupuesto disponible para la geolocalización de vehículos de empresa, pero también de los retornos sobre inversión esperados.

Servicios en línea como Companeo permiten obtener estos presupuestos de sistemas de geolocalización de vehículos de empresa y comparar fácilmente las propuestas que ofrecen los mejores proveedores especializados del mercado.

Comprender los modos de cobro y los costos de la geolocalización para profesionales

La pregunta del presupuesto disponible es por supuesto, esencial; hay que saber que el precio de los sistemas de geolocalización no se limita al precio del rastreador GPS para profesionales que se ha de instalar en el vehículo que se quiere localizar.
Como se trata de soluciones que reúnen material, software y servicios, los sistemas de geolocalización pueden ser más o menos completos, y su cobro puede tomar varias formas.

En primer lugar, los componentes de un sistema completo incluyen:

• Un rastreador GPS por vehículo que se desee localizar en la flota,
• Uno o varios módulos materiales suplementarios para añadir a estos rastreadores para conectarlos al motor y a varios puntos de control del vehículo a fin de comunicar en tiempo real los valores clave acerca del estado del vehículo,
• Un software para procesar los datos comunicados por estos rastreadores y balizas en tiempo real y producir informes utilizables por el supervisor,
• Servicios de telecomunicaciones para transmitir los datos entre los rastreadores GPS del vehículo y el centro de control del supervisor de flota.

En segundo lugar, los proveedores de sistemas de geolocalización de vehículos de empresa pueden escoger facturar estos diferentes elementos según varias bases diferentes, que pueden estar reunidas en una misma oferta:

• Una suscripción mensual para el conjunto de la solución, con todo incluido,
• Una suscripción al software y una suscripción distinta para las transmisiones de datos, algo como un plan de telefonía móvil – un mismo proveedor puede ofrecer varios "planes" con diferentes opciones,
• Gastos específicos por transmisión de datos,
• Un sistema de comisión.

En tercer lugar, el ítem específico del material, es decir los rastreadores GPS, que pueden representar un costo importante, hace preguntarse por el modo de adquisición.
Se suelen ofrecer dos posibilidades, cada una conlleva ventajas e inconvenientes:

• La compra pura y simple del material,
• El arriendo del material: se puede diseñar una suscripción completa, que cubra todos los gastos ligados a material, al software y a los servicios de telecomunicaciones.